En la oficina moderna, el escenario de trabajo es un ambiente automatizado, lo cual se distancia de la oficina tradicional en todas las áreas del quehacer en las gestiones comerciales.
Para las nuevas generaciones es desconocido y no podrían comprender la escena de un ejecutivo y su asistente administrativo que comparten una oficina, localizando en la gaveta del archivo documentos en papel y utilizando el teléfono en llamadas para verificar datos de un expediente.
En la oficina moderna el acceso a la información es más rápido. Las redes de comunicación facilitan el envío y el recibo de mensajes por vía telefónica, a través del fax o de pantalla a pantalla en la computadora.
Algunas personas trabajan desde su casa y tienen acceso a toda la información de la empresa por medio de la computadora. Es más, hoy día, menos personas tienen que llegar físicamente a una reunión profesional. Éstas ya se efectúan por videoconferencia, utilizando la vía satélite.
La oficina automatizada persigue aumentar la productividad sin perder de vista la calidad de las comunicaciones. La computadora hace posible que la oficina moderna sea una sin papeles, “paperless office”, conocida también como la “oficina verde”, pues limita el uso del papel y protege el ambiente.
Las comunicaciones electrónicas reducen las tareas rutinarias y repetitivas. Traída de la mente visionaria de Alvin Toffer en los años 70, la idea de la “revolución” en la oficina es cada vez más coherente, los gastos administrativos que se originaban en la contratación de personal como asistentes administrativos se han reducido y muchas de las tareas rutinarias de entonces se han eliminado. Los conceptos de despilfarro cero que proclama Peter Drucker se han plasmado en acciones de control, y el proceso engorroso de producción de papeles, archivos, búsqueda y distribución se ha simplificado en bien de la productividad, es decir, “mayor rendimiento a menor costo”.
La administración electrónica de documentos se puede resumir en tres funciones que cumple la informática:
1. Lectura, creación y edición de documentos.
2. Búsqueda, recuperación de archivos y distribución.
3. Envío y recibo de mensajes por correo electrónico.
El correo electrónico (e-mail) se ha convertido en elemento imprescindible en las redes de comunicación de la mayoría de las oficinas modernas. Permite trasmitir datos y mensajes de una computadora a otra por medio de la línea telefónica, de conexión por microondas, de satélites de comunicación o de otro equipo de telecomunicaciones. Puede mandarse un mismo mensaje a varias direcciones. El correo electrónico puede enviarse a través de una red de área local, por sus siglas en inglés (LAN: Local Area Network) de la empresa o por una red de comunicaciones nacional o internacional, con acceso a internet.
A través del correo electrónico, los datos, mensajes, cuadros, imágenes y sonidos son transmitidos tan fácilmente como se saludan dos amigos con un estrechón de manos, Ha disminuido el uso interno del papel, aunque dos factores externos aún se confabulan para que él siga reinando: a. El avance lento de las leyes y sus reglamentos en países en desarrollo, con respecto a sus procedimientos judiciales o administrativos y b. la presencia de la fotocopiadora en la oficina, que sigue produciendo grandes cantidades de documentos en papel.
La carta, como prototipo remanente de una cultura empresarial de antaño, se resiste a sufrir su extinción definitiva, pero su “derecho de amparo” debe basarse en argumentos prácticos: calidad, productividad, imagen empresarial óptima, exigencia legal, que la hacen imprescindible.
La telemática, al servicio de la empresa, permitirá muy pronto el ahorro de escritorios y la práctica más frecuente de teleconferencias y videoconferencias para intercambio de información. Desde sus hogares, los trabajadores de oficina aportarán a su empresa.
